Kassenführung
Methoden zur Ermittlung der Tagesumsätze
Dem Unternehmer obliegt die Entscheidung, wie er seine Tagesumsätze ermittelt: Er kann die offene Ladenkasse, die elektronische Registrierkasse oder eine PC-Kasse in seinem Geschäft einsetzen. Die offene Ladenkasse wird weiterhin in den Varianten mechanische Registrierkasse, offene Ladenkasse mit Einzelaufzeichnung und ohne Einzelaufzeichnung kategorisiert. Bei jeder Variation ist ein Geldbehältnis und eine manuelle Aufzeichnung von Hand nötig.[1] Bei Kassenführung mit Einzelaufzeichnung werden die Belege zusätzlich fortlaufend nummeriert und detailliert erfasst (Siehe „Einzelaufzeichnungspflicht“)[2]. Wer bisher eine offene Ladenkasse geführt hat, kann dies auch weiterhin ohne Bedenken tun. Die Benutzer elektronischer Registrierkassen sind ab dem 01.01.2017 gem. dem BMF-Schreiben vom 14.11.2014 (BMF, Schreiben v. 14.11.2014, IV A 4 – S 0316/10003.) in der Pflicht, diese auf GoBD-Tauglichkeit zu überprüfen und ggf. nachrüsten zu lassen. Da die Nachrüstung technisch nicht bei allen Fabrikaten möglich ist, kann eine Neuanschaffung nötig sein. Bei Entsorgung der alten Registrierkasse sind die Bedienungsanleitung und alle Rechnungen oder Tagesberichte aufzubewahren.[3] Denkbar wäre auch ein Umstieg von der digitalen Kasse auf manuelles Errechnen. Zurzeit verbietet die Rechtslage dies nicht. Eine Erleichterung bietet die PC-Kasse, die es den Benutzern ermöglicht, die Kasse per Update an die neue Rechtslage anzupassen, sowie im Alltag durch intelligentes Berichtswesen und erhöhte Benutzerfreundlichkeit mehr Effizienz zu erreichen. Warenautomaten, Geldspielgeräte, Sonnenbänke, Zigarettenautomaten sind geschlossene Kassensysteme. Grundsätzlich hat der Betreiber die Einnahmen täglich zu erfassen. Falls der Automat die Umsätze einzeln elektronisch erfasst, ist der Betreiber nicht verpflichtet täglich Aufzeichnungen zu erstellen. [4]
Die Zeitgerechte Erfassung kann sich an dem Turnus des Leerens und Auslesen des Automaten orientieren (Anwendungserlass zur Abgabenordnung kurz AEAO zu § 146 AO Nr. 3.4. ).
Die Ermittlung der Barumsätze ist mit den Begriffen Kassenbericht und Kassenbuch verknüpft. Zur Führung eines Kassenbuchs sind die Unternehmer, die nach dem § 4 Abs. 3 EStG lediglich eine Einnahmenüberschussrechnung vornehmen, nicht verpflichtet, da sie auch weder zur Buchführung noch zur Erstellung von Bestandskonten gezwungen sind. Dies gilt für Freiberufler, Nichtkaufleute, Einzelunternehmer, die von der Buchführungspflicht befreit sind, und Land- und Forstwirte, die ebenfalls keine Kaufleute sind. Es ist allerdings empfehlenswert, ein solches Buch ordentlich und stetig zu führen, auch wenn die Verpflichtung dazu nicht gegeben ist. Sobald eine derartige Aufzeichnung vorgenommen wird, unterliegt diese auch uneingeschränkt den Ordnungsregeln.[5]
Die Steuerpflichtigen, die mit der offenen Ladenkasse arbeiten, sind grundsätzlich auch dazu angehalten, der Einzelaufzeichnungspflicht nachzukommen. Wem das unzumutbar ist, hat täglich einen Kassenbericht zu erstellen. Für die Anfertigung eines solchen Berichts muss das gesamte Bargeld, inklusive Münzgeld abgezählt werden. Von dieser Summe werden die Einlagen und der Kassenanfangsbestand subtrahiert und die Betriebsausgaben sowie Entnahmen werden mit diesem Betrag addiert. Auf diese Weise wird eine Summe berechnet, die dem reinen Tagesumsatz entspricht und retrograd ermittelt wurde.[6]
1.1.1Elektronische Registriersysteme
Die Steuerpflichtigen, die ihre täglichen Bargeschäfte elektronisch aufzeichnen möchten, können dies mit elektronischen Registriersystemen tun. Das Angebot an solchen Systemen ist zurzeit breit gefächert.
Hierzu zählen folgende Vorrichtungen:
Geschlossene Ladenkasse: z. B. Briefmarkenautomat, Warenautomat, Geldspielgeräte
Elektronische Registrierkasse mit einem Belegdrucker, elektronischem Berichtswesen (Journal), eingeschränkter Speichermöglichkeit und Datenexport (über eine zusätzliche Vorrichtung möglich): z. B. klassische Registrierkassen mit Tastenbedienung
Elektronische Registrierkasse mit einem Belegdrucker, elektronischem Berichtswesen (Journal) und einem USB- oder SD-Karten-Interface: z. B. klassische Registrierkassen mit Tastenbedienung und zusätzlichem Anschluss für Speichermedien, Kassensysteme mit herstellerspezifischem OS
Computerkassen mit nicht spezifischen Betriebssystemen, jedoch einer zusätzlichen Kassensoftware, die zahlreiche Funktionen und Zugriffsmöglichkeiten via Internet, USB und erweiterbaren Komponenten ermöglicht
Handelsübliche Tablets und Handhelds als Kassen mit nicht spezifischen Betriebssystemen, jedoch einer zusätzlichen Kassensoftware, die zahlreiche Funktionen und Zugriffsmöglichkeiten via Cloud oder lokalem Netzwerk ermöglicht: z. B. Android-Handy-Kassen als Stand-Alone-Geräte oder im Verbundsystem mit einer stationären Kasse
Eine externe Anbindung an Messvorrichtungen ist ebenso möglich, z. B. bei Taxametern, Zapfsäulen an Tankstellen und Lebensmittelwaagen. Seit 2017 dürfen elektronische Vorrichtungen nicht mehr verwendet werden, wenn sie nicht GoBD konform sind.[7]
Bei Anschaffung, Wechsel oder Entsorgung dieser Kassen ist der Unternehmer gem. § 146a Abs. 4 AO verpflichtet, binnen eines Kalendermonats diese Änderung schriftlich zu melden. Demnach sind folgende Informationen mitzuteilen: „(...)
Name des Steuerpflichtigen,
Steuernummer des Steuerpflichtigen,
Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung,
Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme,
Seriennummer des verwendeten elekronischen Aufzeichnungssystems,
Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems. (...)“ (§ 146a Abs. 4 S. 1).
Diese Vorschrift findet ab dem 01.01.2020 in Verbindung mit dem Einführungsgesetz zur Abgabenordnung Anwendung EGAO (Art. 97 § 30 Abs. 1 S. 2 EGAO )
Ist die Registrierkasse vorübergehend außer Betrieb aufgrund von technischen Problemen wie z.B. Stromausfall oder Funktionsstörung, so ist es zulässig Geschäftsvorfälle manuell auf Papier zu erfassen. In diesem Fall gelten die Vorschriften die für die offenen Ladenkassen bestimmt sind (AEAO zu § 146, Nr. 3.2 und 3.3). Die Ausfallzeit ist festzuhalten und bei Möglichkeit durch Reparaturrechnungen nachzuweisen.[8]
[1] (Achiles/Pump, 2018) S. 259.
[2] (Achiles/Pump, 2018) S. 260
[3]Vgl. Achilles, Brennpunkt Kassenführung, S. 13.
[4] (Achiles/Pump, 2018) S. 129
[5]Vgl. Kuhni, Prüfungssichere Kassenführung in bargeldintensiven Unternehmen, S. 97-98.
[6] OFD Karlsruhe, https://ofd-karlsruhe.fv-bwl.de/pb/site/pbs-bw-new/get/documents/mfw/OFD/Dokumente/Aktuelle%20Mitteilungen/Aktuelle%20Steuermitteilungen/Merkblatt%20der%20OFD%20KA%20zur%20Kassenbuchführung%20mit%20Stand%20vom%2026.%20Juli%202018%20.pdf, abgerufen am 13. Dezember 2018.
[7] Vgl. Achiles, Kassenführung – Bargeschäfte sicher dokumentieren, S. 69 ff.
[8] (BMF Schreiben vom 19.06.2018 IV A 4 - S 0316/13/10005 :053)
2 Kassennachschau
Am 22.12.2016 hat der Gesetzgeber mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen (BGB1. L S. 3152) die Kassennachschau ab dem 01.01.2018 ermöglicht. Es soll dem Prüfer in kurzer Zeit Aufschluss über steuerrelevante Sachverhalte in Verbindung mit der ordentlichen Aufzeichnung an der Kasse geben. Der hiermit beauftragte Bedienstete der Finanzbehörde kann sich zu üblichen Öffnungszeiten der betroffenen Räumlichkeiten Zutritt verschaffen um steuerrelevante Tatsachen festzuhalten[1]. Dennoch ist es nicht mit einem Durchsuchungsrecht zu verwechseln. Kfz die dem Betrieb zuzurechnen sind, können auch in Augenschein genommen werden. Wohnräume können gegen den Willen des Steuerpflichtigen „(...) nur zur Verhütung dringender Gefahren für die öffentliche Sicherheit und Ordnung(...)“ betreten werden (§ 146b Abs. 1 S. 3 AO). In der Gastronomie ist es häufig der Fall, dass Wirte beim Kassieren eine Zwischenrechnung ausdrucken und diese im Anschluss vollständig stornieren, um den Tagesumsatz zu ihren Gunsten zu fingieren.[2] Die Kassennachschau zielt darauf ab, solche Betrugsmuster aufzudecken. Der Besuch erfolgt unangekündigt.
Die Durchführung einer Kassen-Nachschau ist an keine Bedingung gebunden. Einige Indizien können allerdings eine Nachschau veranlassen. Wenn die angegebenen Umsätze bzw. der zu versteuernde Gewinn,
markant von den Mitbewerbern abweicht, ohne dass, eine plausible Erklärung gegeben ist,
den Steuerpflichtigen kalkulatorisch nicht den eigenen Lebensunterhalt abdecken könnte,
Unregelmäßigkeiten bei Umsatzsteuer-Voranmeldungen hervorruft,
beiläufig Wahrgenommen werden,
aus außergewöhnlichne Rechnungen, X-Abschlägen, und Bewirtungsbelegen reusltiert,
sowie zuvor Unrichtigkeit im Rahmen einer Außenprüfung festgestellt worden ist (Nachprüfung, ob Mängel beseitig worden sind), liegt ein Grund für die Kassen-Nachschau vor.[3]
1.1.1Rechtsgrundlagen der Kassennachschau
Der Kassennachschau wird in § 146b AO wie gefolgt definiert;
„ Zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben können die damit betrauten Amtsträger der Finanzbehörde ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung, während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten Geschäftsgrundstücke oder Geschäftsräume von Steuerpflichtigen betreten, um Sachverhalte festzustellen, die für die Besteuerung erheblich sein können (Kassen-Nachschau).“
Die Kassen-Nachschau ist keine Betriebsprüfung (AEAO zu §146b Nr. 2 und 7), somit gelten nicht die Vorschriften des Betriebsprüfungsordnung (§1 BpO).
Das Finanzamt erlangt durch § 146 Abs. 2 S. 2 AO die Befugnis, Prüfungen der elektronischen Bücher und Aufzeichnungen durchzuführen. In § 146b Abs. 1 S. 2 AO wird auf die Prüfung des Aufzeichnungssystems eingegangen.
„Der Kassen-Nachschau unterliegt auch die Prüfung des ordnungsgemäßen Einsatzes des elektronischen Aufzeichnungssystems nach § 146a Absatz 1.“
Diese Kontrolle ist ab Anfang des Jahres 2020 möglich. Dieses Recht resultiert aus der Verpflichtung Kassen mit besonderen Merkmalen und einheitlicher Schnittstellen einzusetzen. Bis zu diesem Datum müssen Kassensysteme nicht diesen besonderen Anforderungen genügen. Daher ist auch die Prüfung hiervon zwecklos und nicht rechtskonform. Bei einer Prüfung bis zum 31.12.2019 darf die einheitliche digitale Schnittstelle nicht verlangt werden.
Ist die Kasse schon vorsorglich mit so einem Modul ausgestattet kann auf dies nur mit Einverständnis des Steuerpflichtigen zugegriffen werden.[4]
1.1.2Inhalt und Ablauf
Kraft AEAO zu § 146b Nr 4 kann der Beamte, ohne sich zu erkennen zu geben die Nutzung der Kasse in Augenschein nehmen bevor er mit der „Nachschau“ beginnt, die Beobachtung und die Überprüfung müssen nicht am selben Kalendertag erfolgen. Diese Art der Beobachtungen soll Klarheit dafür sorgen, Anzahl der Kassen und dessen Beschaffenheit sowie das Bonieren der tatsächlichen Umsätze in Kassensystemen festzustellen. Es können auch getarnte Käufe getätigt werden um später die korrekte Erfassung in der Kasse und die ausgewiesene Umsatzsteuer kontrollieren zu können.[5] Die Nachschau wird von einem Amtsträger vollzogen. Die Nachschau kann auch in Begleitung eines Kollegen durchgeführt werden falls Schwierigkeiten zu erwarten sind, wie z.B. bei nächtlicher Tätigkeit in der Gastronomie oder Prostitutionsgewerbe.[6] Daran wird erkenntlich, dass die Behörde besonderen Wert auf die Effektivität der Prüfung legt.
Sobald der Nachschau beginnt weist sich der Beamte mittels seines Dienstausweises aus ( AEAO zu §146b Nr. 4.), der Geschäftsinhaber ist zur Mitwirkung verpflichtet (§146 Abs. 2 AO), falls der steuerpflichtige Unternehmer oder eine Bevollmächtige Person i. S. d. §34 AO nicht vor Ort sein sollten, so kann eine Person der administrative Rechte an der Kasse besitzt, herangezogen und aufgefordert werden mitzuwirken. Diese Person hat gem. § 35 AO wie der Steuerpflichtige den Anweisungen des prüfenden Beamten Folge zu leisten soweit dies möglich ist
Bei Abwesenheit des Steuerpflichtigen kann der Finanzbeamte diesen benachrichtigen und sein erscheinen in absehbarer Zeitspanne erbeten. Ebenso kann auch der Steuerberater oder ein Gleichgestellter an der Prüfung teilnehmen. Der Prüfer ist nicht an die Anwesenheit von Berechtigten gebunden und kann ohne Warten seine Tätigkeit beginnen. Dem Prüfer ist es gestattet eine Betriebsprüfung einzuleiten sofern bei Buchungen, Aufzeichnungen oder bei dem technischen Sicherheitsmodul der Kasse Fehler festgestellt worden ist, in diesem Fall bedarf es keiner vorherigen Prüfungsanordnung.[7]
Wir sind für unsere Kunden da, wenn der Fall eintritt und eine Kassennachschau vorgenommen wird. In diesem Falle können wir den Kunden entlasten und die Arbeit des Beamten erleichtern indem wir direkten Support leisten und angeforderte Daten direkt herausgeben. Alle unseren Kassen verfügen über die TSE Schnittstelle, und wir können schnell die Verfahrensdokumentation, die Bedienungsanleitung und die Kaufrechnung der Registrierkasse herausgeben. Somit können wir den Ablauf der Kassennachschau erleichtern und beschleunigen.
Zweck, Inhalt und Umfang einer Betriebsprüfung
Allgemeines
Die Betriebsprüfung ist eine Maßnahme durch das Finanzamt, bei dem für einen definierten Zeitabschnitt, alle Einnahmen und die Steuerbemessungsgrundlagen des Steuerschuldners überprüft werden.
Folgende Prüfungen stellen keine Außen- bzw. Betriebsprüfung dar, sie können allerdings eine solche Prüfung veranlassen:
„Lohnsteuer-Nachschau (§42g EstG); besonderes Verfahren zur Aufklärung lohnsteuererheblicher Sachverhalte
Umsatzsteuer-Nachschau (§ 27b UStG); besonderes Verfahren zur zeitnahen Aufklärung möglicher umsatzsteuererheblicher Sachverhalte
Kassen-Nachschau (ab dem 01.01.2018); besonderes Verfahren zur Zeitnahen Überprüfung der ordnungsgemäßen Kassenführung (§146b AO i.V.m. Art. 97 § 30 Abs. 2 S. 1 EGAO )
Betriebsnahe Veranlagung (§ 85 ff. AO); hier werden Ermittlungen vor Ort im Rahmen des Veranlagungsverfahrens durch das zuständige Finanzamt durchgeführt.“[11]
Mitwirkungspflichten des Unternehmers
Der Geschäftsinhaber ist verpflichtet: zur:
Auskunftserteilung
Einsicht in Geschäftsbücher, relevante Dokumente, und Aufzeichnungen zu gewähren
Informationen bei Sachverhalten vermitteln die einer Erklärung bedürfen
Leistung von Mithilfe
Soweit vorhanden einen Geschäftsraum zur Verfügung zu stellen
Zutritt in Geschäftsräume und Gelände zu dulden.[26]
Nimmt der Steuerschuldner seine Aufgaben nicht wahr so drohen ihm Sanktionen. Die Teilnahme an diesem Verwaltungsakt i. S. d. § 118 AO, kann dem steuerpflichtigen durch Zwangsmittel nach § 328 erzwungen werden. „Das einzelne Zwangsgeld darf 25 000 Euro nicht übersteigen.“ ( §329 AO ).
Ist die Betriebsprüfung abgeschlossen, so steht grundsätzlich eine Schlussbesprechung nach § 201 Abs. 1 AO an.
Wenn aus der Prüfung ein Straf- oder Bußgeldverfahren resultiert, so ist dem Steuerpflichtigen mitzuteilen, dass in einem gesonderten Verfahren die Straf- oder Bußgeldrechtliche Würdigung erfolgen wird (§201 Abs. 2 AO).
[1] (Achiles/Pump, 2018) S. 192
(Rudzio, 2019) 27. Februar 2014, 8:05 Uhr Von Kolja Rudzio
[3] (Achiles/Pump, 2018) s 193
[4]Vgl. (Die Kassen-Nachschau, 2019) S. 29.
[5]Vgl. (Achiles, Kassenführung - Bargeschäfte sicher dokumentieren 2. Auflage, 2018) S. 171.
[6] Vgl. (Achiles/Pump, 2018) S. 195
[7] (Steueränderungen 2018, 2018)S. 64
[8] (Greulich, 2018) S. 163
[9]Vgl. (Hutter, 2017) S. 18.
[10] (Hutter, 2017) S. 18.
[11] (Hutter, 2017) S. 18.
[12] (roedl.de, 2019) aufruf am 13.02.2019
[13]Vgl. (Greulich/Riepolt, 2018) S. 161.
[14] ((Hg.), 2017) S.51
[15] Vgl. § 147 Abs. 6 S. 4 AO.
[16] (datev.de, 2019)Zugriff am 10.02.2019
[17] ((Hg.) H. G., 2016)S. 68
((Hg.) B. , 2015) S 52
[19] (hk24.de, 19)zugriff am 10.02.19
[20]Vgl. (Krüger, 2010) S. 49
[21] (Krüger, 2010) Rz. 16
[22] (Krüger, 2010) Rz. 13
[23] (Goldstein, 2009)S. 73
[24] (Gogarn, 2015) rz. 167
[25] (Gogarn, 2015)rz. 169
[26]Vgl. (Greulich, 2018) S. 165.
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